Je employer branding staat als een huis, je hebt mooie vacatures online staan en je krijgt reacties van een keur aan goede kandidaten – of niet. Wat doe je dan? Hoe zorg je ervoor dat je de ideale kandidaat niet wegjaagt tijdens een sollicitatiegesprek? En hoe wijs je mensen respectvol af? Dit zijn mijn tips voor een geslaagde sollicitatieprocedure.

1. Hou je sollicitatieformulier zo simpel mogelijk

Je hebt een prachtige ‘werken bij’-website opgezet. Superhandig dat-ie gekoppeld is aan jullie interne systeem! Zo kun je van alle kandidaten in één oogopslag alle relevante informatie naast elkaar zetten. Wat is automatisering toch mooi. De techniek staat voor niets!
Alleen valt de respons op al die mooie vacatures wat tegen. Er druppelt af en toe iets binnen, maar verder blijft het angstvallig stil. Als je niet in de grootste valkuil van employer branding bent gestapt en deze tips voor een goede vacaturetekst hebt opgevolgd, kan er eigenlijk niets mis zijn gegaan. Of toch wel?

Een grote frustratie van veel sollicitanten zijn namelijk die voor de werkgever zo handige systemen. Een kandidaat wil zo min mogelijk drempels vinden op zijn pad. Verplicht een account aanmaken? Tig velden invullen met informatie die al op het cv van je kandidaat staat? Je bent het UWV of LinkedIn niet! Een sollicitant wil geen half uur bezig zijn met het versturen van zijn sollicitatie (hij of zij heeft net waarschijnlijk al meerdere uren in zijn motivatie gestoken!), die wil gewoon die brief en het cv kunnen uploaden. Een paar velden met bijvoorbeeld contactgegevens invullen kan prima, maar maak er geen 6 pagina’s met steeds 20 vragen van. Elke extra klik kan een reden zijn om af te haken.

2. Het sollicitatiegesprek: doe eens even normaal man!

Een sollicitatiegesprek is voor de meeste mensen mensen al spannend genoeg. Kom niet aanzetten met vragen die je van zo’n tenenkrommend lijstje met originele vragen hebt geplukt. Neem je kandidaat serieus – onthou dat een sollicitatiegesprek tweerichtingsverkeer is – en maak er geen vragenvuur van waarin je de meest bizarre kwesties aankaart.

Samen het cv doornemen, verdiepingsvragen stellen, de persoon achter de brief wat beter leren kennen, eventueel een relevante case voorleggen… Een goed sollicitatiegesprek hoeft niet ingewikkeld te zijn. Sterker nog: dat moet je ook helemaal niet willen. Ik kwam laatst op Linkedin dit artikel van Frankwatching met sollicitatievragen tegen en mijn mond viel echt open. Ingewikkelde rekensommen? Vragen naar iemands diepste geheim? Kom op, zeg! En de vraag hoeveel botten het menselijk lichaam heeft, is alleen in de medische sector relevant.

3. Hou de vaart erin!

Dat je bij een vacature een reactietermijn aanhoudt van een week of twee: helemaal prima. Dat het niet lukt om alle sollicitatiegesprekken binnen een week na de sluitingsdatum te houden: logisch. Maar zorg ervoor dat je complete sollicitatieprocedure niet te lang gaat duren voor een kandidaat. Je bent nu eenmaal niet de enige die nieuwe medewerkers zoekt. Voor je het weet, is die perfecte kandidaat voor je neus weggekaapt door iemand die minder lang twijfelde en overlegde. Zorg ervoor dat je de vaart erin houdt, wees duidelijk tegen je kandidaat over het tijdspad en hou je aan de gemaakte afspraken en beloftes.

4. Hoe wijs je sollicitanten af?

Mensen afwijzen is niet leuk, maar het moet gebeuren. Hierbij kan helaas een hoop mis gaan. Zo valt een standaardafwijzing vol overmatig formeel taalgebruik (“Wij delen u mede dat u derhalve niet in aanmerking komt”) meestal niet in goede aarde. En ja, het is nogal wiedes dat je ervoor hebt gekozen om verder te gaan met “kandidaten die beter in het gestelde profiel passen”. Of kies je als werkgever ook wel eens de slechtste kandidaten uit voor een sollicitatiegesprek?

Ook een fail: in een afwijzing een lijst met mogelijke afwijzingsgronden vermelden waaruit de kandidaat dan zelf mag opmaken wat er niet goed was. Zeker als er in die lijst opeens wat aspecten opduiken waar in de vacature met geen woord over gerept werd.

Wees trouwens ook voorzichtig met een vriendelijk bedoelde afsluitende zin als “Veel succes met je zoektocht naar een nieuwe baan!” Niet iedereen is actief op zoek naar een baan. Misschien vindt iemand zijn huidige baan wel top, maar kwam er alleen toevallig een droomvacature voorbij.

Kandidaten afwijzen nadat ze op gesprek zijn geweest

De afwijzing nadat iemand op gesprek is geweest, verdient speciale aandacht. Als je elkaar ontmoet hebt, is een uitgebreide terugkoppeling echt een must. Meestal zijn er niet meer dan een stuk of zes kandidaten op gesprek geweest, en als je wil dat de afgevallen vijf een positief gevoel overhouden, moet je ook achteraf gewoon wat tijd in ze investeren. Beantwoord al hun vragen, geef desgewenst wat tips voor een volgende sollicitatie en bedank ze nogmaals voor hun tijd en moeite.

Nog een voorbeeld van hoe het niet moet: ik had ooit een eerste gesprek op vrijdagochtend waarbij gezegd werd dat ze diezelfde middag nog een besluit zouden nemen en iedereen daarover zouden informeren. Op vrijdagmiddag tikten de uren voorbij, en ook op maandag bleef het stil. Om 20.00 uur ’s avonds kreeg ik een tweeregelig mailtje, waarvan de eerste zin was “Je hebt inmiddels begrepen dat de keuze niet op jou is gevallen.” Uiteraard zonder inhoudelijke feedback of het aanbod om dat later te krijgen…

Wat is het ergste of vreemdste dat jij ooit hebt meegemaakt in een sollicitatieprocedure?